В разделе «Товары и услуги» хранится ваш справочник: наименования, единицы измерения, коды и цены. Позицию из справочника можно вставить в счёт, акт, накладную и другие документы в один клик, не набирая её заново. Справочник доступен после входа в личный кабинет, в меню он называется «Товары».
Разделы и товары
Каждый товар или услуга лежит в каком-нибудь разделе, поэтому начните с раздела:
- Нажмите «Новый раздел» и введите название, например «Стройматериалы» или «Услуги».
- После этого появится кнопка «Новый товар». Заполните карточку и нажмите «Сохранить».
Разделы можно вкладывать друг в друга. У каждого раздела в списке есть действия:
- подраздел — создать вложенный раздел;
- товар — добавить позицию сразу в этот раздел;
- изменить — переименовать раздел или перенести его в другой;
- удалить — удалить раздел вместе со всеми подразделами и товарами внутри. Восстановить их будет невозможно.
У товара действия «редактировать» и «удалить». Над списком есть поиск «Найти в списке…» (ищет по наименованию, артикулу и цене), переключатель «свернуть все / развернуть все» и сортировка «по умолчанию» или «по дате добавления».
Что заполнять в карточке товара
Обязательно только наименование. Остальные поля заполняйте, если они нужны в ваших документах:
- Раздел — куда положить позицию.
- Наименование — так позиция будет называться в документе.
- Артикул.
- Единица измерения — обозначение (шт, кг, м2, услуга) и код по ОКЕИ (796 — штука, 166 — килограмм).
- Код товара/работ, услуг, код вида товара (нужен в счёте-фактуре), акциз.
- Страна происхождения — цифровой код и краткое наименование (643 — Россия), а также номер таможенной декларации. Нужны для импортных товаров в счёте-фактуре и УПД.
- Цена — только число, копейки через точку или запятую: 1250.50.
Как вставить товар в документ
- Откройте документ, в котором есть таблица товаров: счёт, акт, накладную, УПД и т. п.
- В строке таблицы нажмите значок лупы «мои товары и услуги». Значок виден только после входа в кабинет.
- В открывшемся справочнике нажмите «выбрать» у нужной позиции.
Первая выбранная позиция заполнит строку, в которой вы нажали лупу. Каждая следующая добавит новую строку, поэтому несколько товаров можно выбрать подряд, не закрывая окно. В документ подставятся наименование, артикул, единица измерения, коды и цена. Если количество не указано, будет поставлено 1. Если позиции ещё нет в справочнике, её можно добавить прямо в этом окне.
Загрузка из Excel: какие файлы подходят
Справочник не обязательно заполнять вручную: можно загрузить готовый прайс-лист. Внизу страницы нажмите «Загрузить файл» и выберите файл.
- Принимаются только таблицы Excel: .xlsx и .xls. Файлы CSV, ODS (LibreOffice), PDF, Word и картинки не подходят. Откройте такой файл в Excel или LibreOffice и сохраните как «Книга Excel (.xlsx)».
- Читается только первый лист книги и не больше 10 000 строк. Если данных больше, разбейте их на несколько файлов.
- Позиции сохраняются сразу, без промежуточного окна проверки. После загрузки появится итог: «Файл «…»: загружено позиций — N, не сохранено — M».
Как должна выглядеть таблица
Жёсткого шаблона нет: столбцы можно располагать в любом порядке. Сайт сам находит строку заголовков и понимает, где какие данные. Удобнее всего подписать столбцы так:
| Заголовок в файле | Что попадёт в карточку |
|---|---|
| Наименование / Название | наименование (обязательно) |
| Цена / Стоимость | цена |
| Ед. изм. / Единица измерения | единица измерения |
| Артикул / Арт. | артикул |
| Раздел / Категория | раздел |
| Код товара / Код услуги | код товара/работ, услуг |
| Код вида, Акциз, Страна, Таможенная декларация | соответствующие поля |
| ID | номер позиции на сайте (см. ниже) |
Если заголовков нет, столбцы с наименованием, ценой и единицами измерения определяются по содержимому. Кроме того:
- Столбцы «№ п/п», «Количество», «Остаток», «Характеристики» не загружаются.
- Цена может быть записана как «1 200,50», «1200.50» или «1 200 руб.». Единицы приводятся к одному виду: «кв.м.» становится «м2», «шт.» — «шт», «п.м.» — «пог.м».
- Пустые строки и строки без наименования пропускаются.
Разделы в файле
Раздел для позиций можно задать тремя способами:
- Строкой-заголовком. Строка, в которой есть только название без цены, считается разделом. Все позиции ниже попадут в него, пока не встретится следующий раздел.
- Группировкой строк Excel («Данные» → «Группировать»). Уровень группировки задаёт вложенность подразделов.
- Столбцом «Раздел». Вложенность записывается через косую черту: «Стройматериалы / Сухие смеси».
Если раздел с таким названием уже есть, позиции добавятся в него (название должно совпадать точно). Если нет — раздел будет создан. Позиции без раздела попадут в новый раздел «Новый раздел №…».
Выгрузка и правка на компьютере
Кнопка «Выгрузить» скачивает весь справочник файлом «Товары и услуги от [дата].xlsx». Строки разделов в нём выделены жирным и сгруппированы, а товары идут со всеми полями: ID, наименование, артикул, единица измерения и код, коды товара, акциз, страна, таможенная декларация, цена.
Так удобно массово поменять цены: выгрузите файл, исправьте его в Excel и загрузите обратно через «Загрузить файл».
- Не меняйте и не удаляйте столбец ID. По нему сайт узнаёт существующие позиции и обновляет их, а не создаёт заново.
- Для новых позиций оставьте ID пустым: номер будет присвоен при загрузке.
- Строка без ID всегда создаёт новую позицию. Если загрузить один и тот же прайс без ID дважды, появятся дубликаты.
Удалить всё
Кнопка «Удалить всё» внизу страницы после подтверждения удаляет все разделы и товары. Восстановить их нельзя, поэтому перед удалением сохраните копию через «Выгрузить».
Если что-то не так
- «Недопустимый тип файла» — файл не в формате .xls или .xlsx. Пересохраните его как «Книга Excel».
- «Не удалось распознать товары или услуги в файле» — данные лежат не на первом листе или в таблице нет столбца с наименованием. Перенесите таблицу на первый лист и подпишите столбцы «Наименование» и «Цена».
- «Не удалось прочитать файл Excel» — файл повреждён или защищён паролем. Откройте его в Excel, снимите защиту и сохраните заново.
- Появились дубликаты — файл загрузили повторно без столбца ID. Удалите лишние позиции или очистите справочник («Удалить всё») и загрузите файл один раз.
- Позиции попали не в тот раздел — название раздела в файле отличается от названия на сайте (лишний пробел, другая буква). Исправьте название и загрузите снова, указав ID.
- Нет кнопки «Новый товар» — сначала создайте хотя бы один раздел.
- В документе нет значка лупы — войдите в личный кабинет.